출장비 규정 — 일비 · 숙박비 · 교통비, 정산과 세금

💡 증빙이 정산의 전부

3만 원이 넘는 지출은 카드 전표 · 현금영수증 같은 적격증빙을 받는 것이 원칙입니다. 증빙 기준은 지출증빙 총정리에 정리했습니다.

☐ 출장 전 환율 · 정산 통화 기준(카드 결제일 환율 등)을 확인했다

☐ 해외 결제는 법인카드 · 카드 전표로 증빙한다

☐ 현지 영수증은 사진으로 바로 남긴다

☐ 여행자 보험 · 회사 출장 보험 가입 여부를 확인했다

☐ 시차를 고려한 근무 시간 · 연락 방법을 정했다

☐ 출장 중 업무 일정과 결과를 날마다 기록한다

가상 사례이며 금액은 설명을 위한 숫자입니다.

✍️ 출장 보고 예시 (가상 사례)

· 목적: 부산 A사 신규 제안 미팅

· 일정: 11/3~4(1박 2일)

· 결과: 파일럿 도입 긍정 검토, 12월 첫 주 견적 요청 받음

· 다음 할 일: 견적서 11/10까지 송부(홍길동), 기술 시연 일정 조율(김○○)

· 비용: 정산서 첨부

☐ 출장 신청 · 승인(목적 · 일정 · 예상 경비)을 받았다

☐ 교통 · 숙박 예약이 규정 등급 · 상한 안이다

☐ 법인카드 · 출장비 선지급 여부를 확인했다

☐ 방문처 일정과 담당자 연락처를 정리했다

☐ 출장 중 근무 시간 · 연락 방법을 팀과 공유했다

☐ 정산 기한과 제출 서류를 확인했다

Q. 출장비를 개인 카드로 먼저 냈어요.

영수증과 결제 내역을 붙여 정산하면 됩니다. 회사 규정의 정산 기한을 확인하세요.

Q. 당일 출장도 일비가 나오나요?

회사 규정에 따릅니다. 당일 출장은 일비를 줄여 주거나 식비만 주는 회사도 있습니다.

Q. 숙박비 상한을 넘었어요.

초과분을 본인이 부담하는지, 사전 승인으로 인정되는지는 규정에 따릅니다. 불가피했다면 사유를 정산서에 적으세요.

Q. 출장 중 다치면 산재가 되나요?

출장 중 업무 수행 과정에서 생긴 사고는 원칙적으로 업무상 재해로 봅니다. 사적 일탈 중 사고는 제외될 수 있습니다.

Q. 출장 이동 시간도 연장근로수당 대상인가요?

이동이 업무 수행에 필요한 시간이고 소정근로시간을 넘겼다면 근로시간으로 다퉈 볼 수 있습니다. 회사 규정 · 근로자대표 합의를 확인하세요.

Q. 자가용으로 출장 가면 유류비는 어떻게 받나요?

회사 규정에 따라 거리 × 단가로 정산하거나 실제 주유 영수증으로 정산합니다. 자가운전보조금을 매달 받고 있다면 같은 비용을 중복 정산할 수 없는 경우가 많습니다.

Q. 출장 중 개인 일정을 붙여도 되나요?

회사 승인을 받으면 가능하지만, 개인 일정에 쓴 비용(추가 숙박 · 교통)은 본인이 부담하고, 그 기간에 생긴 사고는 업무상 재해로 보기 어려울 수 있습니다.

Q. 출장비를 미리 받을 수 있나요?

가지급금 제도가 있는 회사라면 미리 받고 다녀와서 차액을 정산합니다. 규정을 확인하세요.

Q. 출장 중 식비를 법인카드로 쓸 수 있는 한도가 있나요?

회사 규정에 1식 · 1일 한도가 있는 경우가 많습니다. 거래처 접대가 섞였다면 기업업무추진비(옛 접대비)로 따로 처리하는지 확인하세요.

Q. 출장 정산을 기한 안에 못 했어요.

늦어진 사유를 적어 바로 제출하세요. 오래 미루면 증빙을 잃어버리거나 회계 마감에 걸려 처리가 어려워집니다.

Q. 출장 중 주말이 끼면 수당이 나오나요?

주말에 이동 · 업무를 지시받았다면 휴일근로 문제가 될 수 있습니다. 단순히 출장지에서 쉬는 주말이라면 근로시간이 아닙니다. 회사 규정과 지시 내용을 확인하세요.

Q. 출장비 규정이 회사에 없어요.

규정이 없다면 출장 전에 상사와 경비 범위를 정하고 메일로 남겨 두세요. 회사라면 이번 기회에 여비 규정을 만드는 것이 좋습니다.