품의서 작성법 — 한 번에 결재받는 구성과 예시

✍️ 품의서 예시

[제목] 영업팀 고객관리(CRM) 소프트웨어 연간 이용 계약 품의 — 연 540만 원

[요청 사항] 영업팀 10명이 사용할 CRM 소프트웨어 연간 이용 계약(540만 원, 부가세 별도)을 11월 1일 시작 조건으로 승인 요청드립니다.

[목적] 현재 고객 정보를 개인 엑셀로 관리하여, 담당자 변경 시 이력 유실과 중복 연락 문제가 반복되고 있습니다(최근 3개월 중복 연락 민원 4건).

[비교 검토] A사 540만 원(국내 지원, 기존 메일 연동) / B사 480만 원(해외, 한글 지원 제한) / C사 720만 원(기능 과다) → 연동 · 지원을 고려해 A사 제안

[예산] 영업팀 운영비 중 소프트웨어 항목 잔액 800만 원 내 집행

[일정] 10/25 계약 → 11/1 사용 시작 → 11월 중 기존 데이터 이전

[기대 효과] 고객 이력 일원화, 영업 보고 작성 시간 주 2시간 → 30분(팀 기준 월 약 60시간 절감 추정)

[첨부] 3사 견적서, 기능 비교표

☐ 결재선이 맞다 — 전결 규정상 최종 결재권자까지 포함되어 있다

☐ 협조 · 합의 부서가 들어가 있다(재무 · 법무 · 구매 등)

☐ 첨부 파일이 열린다 — 파일명에 날짜 · 업체명이 있다

☐ 예산 코드 · 비용 계정이 맞게 선택되어 있다

☐ 제목만 보고도 무슨 건인지 알 수 있다(검색될 때 중요)

☐ 결재 후 해야 할 일(발주 · 계약 · 통보)을 내 일정에 적어 두었다

Q. 품의서와 기안서 중 무엇을 써야 하나요?

회사마다 이름이 다릅니다. 전자결재 시스템의 문서 종류와 사내 예시를 먼저 확인하세요. 비용 승인이 필요하면 대부분 품의서(또는 지출 품의)입니다.

Q. 품의서 분량은 어느 정도가 좋나요?

본문은 한 쪽 안이 가장 좋습니다. 자세한 비교표 · 견적은 첨부로 돌리세요.

Q. 사후 품의는 괜찮나요?

급한 사정으로 먼저 집행했다면 사후 품의를 올리지만, 반복되면 신뢰를 잃습니다. 사후 품의에는 먼저 집행한 이유를 분명히 적으세요.

Q. 금액을 나눠서 올리면 전결 한도를 피할 수 있나요?

같은 목적의 지출을 쪼개 올리는 것은 대부분 회사 규정 위반이고 감사에서 문제가 됩니다. 한 건으로 올리세요.

Q. 신입인데 품의서를 처음 써요.

같은 부서의 지난 품의서 2~3건을 먼저 읽고 구성을 따라 하세요. 올리기 전에 선배에게 한 번 보여 주면 반려를 크게 줄일 수 있습니다.

Q. 견적서는 몇 곳에서 받아야 하나요?

회사 구매 규정에 정해진 경우가 많습니다. 정해진 기준이 없다면 2~3곳이 일반적이고, 금액이 클수록 더 많은 비교를 요구받습니다.

Q. 품의서에 개인 의견을 써도 되나요?

「담당자 의견」 칸을 따로 두고 짧게 쓰는 것은 좋습니다. 다만 사실(비교 · 숫자)과 의견을 섞지 않도록 구분하세요.

Q. 결재권자가 구두로 승인했는데 품의서가 필요한가요?

구두 승인을 받았더라도 비용 집행 · 계약에는 서면 기록이 필요합니다. 「○월 ○일 구두 승인받은 건」이라고 적어 품의서를 올리면 됩니다.

Q. 품의서에 표를 꼭 넣어야 하나요?

품목 · 비교 · 일정처럼 여러 항목을 나란히 보여 줄 때는 표가 문장보다 훨씬 빨리 읽힙니다. 다만 요청 사항과 목적은 문장으로 짧게 쓰세요.