간트차트 만드는 법 — 엑셀로 30분 만에 일정표 완성

PART 1

간트차트란

간트차트(Gantt chart)는 왼쪽에 작업 목록을, 위쪽에 날짜를 두고 각 작업의 기간을 가로 막대로 표시한 일정표입니다. 20세기 초 헨리 간트가 널리 알린 방식이라 이 이름이 붙었습니다.

간트차트가 오래 쓰이는 이유는 한눈에 세 가지를 보여 주기 때문입니다.

• 언제 무엇을 하나 — 작업별 시작 · 끝
• 무엇이 무엇을 기다리나 — 앞 작업이 끝나야 시작할 수 있는 관계
• 지금 어디쯤인가 — 오늘 날짜선과 진행률

PART 2

구성 요소 다섯 가지

PART 3

1단계 — 작업 목록부터(WBS)

간트차트의 품질은 막대가 아니라 작업 목록에서 결정됩니다. 프로젝트 결과물을 큰 덩어리로 나누고, 다시 「며칠 안에 끝낼 수 있는 일」로 쪼갭니다. 이렇게 나눈 목록을 WBS(작업분해구조)라고 합니다.

PART 4

2단계 — 엑셀 · 구글시트로 만들기

이 방식이면 별도 프로그램 없이 30분 안에 쓸 만한 간트차트가 나옵니다. 팀원이 함께 고치려면 구글시트처럼 공유되는 도구가 편합니다.

PART 5

3단계 — 일정을 현실적으로 잡는 법

• 담당자에게 기간을 묻는다 — 계획하는 사람이 혼자 정한 기간은 대부분 짧습니다.
• 검토 · 승인 시간을 따로 잡는다 — 「보고서 작성 3일」 뒤에 「검토 · 수정 2일」을 별도 작업으로.
• 의존 관계를 먼저 그린다 — 앞 작업이 늦으면 뒤가 모두 밀리는 경로(임계 경로)를 찾아 여유를 둡니다.
• 휴가 · 공휴일 · 다른 일정을 반영한다 — 담당자의 연차, 월말 마감 같은 반복 업무.
• 전체의 10~20%를 여유로 — 마지막 마일스톤 앞에 버퍼를 둡니다.

PART 6

4단계 — 매주 업데이트하기

간트차트는 처음 만들 때보다 업데이트할 때 가치가 생깁니다. 주 1회 정해진 시간에 아래만 고치면 됩니다.

처음 계획한 일정(기준선)을 별도 열에 남겨 두면, 나중에 「얼마나 늦어졌나」를 비교할 수 있어 회고 · 보고에 쓸모가 큽니다.

PART 7

흔한 실수

PART 8

간트차트가 맞지 않는 일도 있다

필자의 해설: 간트차트는 순서와 기간이 비교적 분명한 일(행사, 조사, 출시 준비)에 강합니다. 반대로 요구 사항이 매주 바뀌는 일(신규 서비스 탐색, 실험 위주의 마케팅)은 칸반 보드나 짧은 주기의 할 일 목록이 더 맞습니다. 그래도 큰 마일스톤만 담은 간단한 간트차트는 어떤 일에서든 「언제까지」를 맞추는 데 도움이 됩니다.

개인 업무 단위의 우선순위 관리는 하루 업무 우선순위 정하기를 함께 보세요.

PART 9

예시 일정표 (가상 사례)

이 표에서 1.1 → 1.2 → 1.3 → 2.2 → 2.3 → 3.x → 보고로 이어지는 줄이 임계 경로입니다. 이 줄 위의 작업이 하루 늦으면 보고일도 하루 늦어집니다. 다만 2.1 명단 정리도 11/10에 끝나도록 잡혀 있어 여유가 없으니 함께 챙겨야 합니다.

PART 10

보고에 간트차트를 쓰는 법

간트차트는 상사 · 고객에게 진행 상황을 보고할 때 특히 쓸모가 있습니다. 다만 표 전체를 보여 주기보다 필요한 부분만 잘라 보여 주는 것이 좋습니다.

• 임원 보고 — 마일스톤만 남긴 한 줄짜리 요약 차트와 「정상 · 주의 · 지연」 상태.
• 팀 회의 — 이번 주와 다음 주 작업만 확대해서.
• 고객 보고 — 고객이 해 줘야 할 일(자료 제공 · 검토)을 다른 색으로 표시하면 협조를 얻기 쉽습니다.

보고의 구성은 상사에게 보고하는 법을 함께 참고하세요.

자주 묻는 질문