📋 目次
PART 1
評価面談で決まること、決まらないこと
評価面談は、上司と部下が一対一で、その期の評価について話し合う場です。会社によって、評価が確定する前に行う場合と、確定した評価を伝える場として行う場合があります。
どちらの場合でも、面談には大きく分けて3つの役割があります。準備をするときは、この3つのどれに向けた準備なのかを意識すると、やるべきことがはっきりします。
| 役割 | 面談で起きること | 部下が準備すること |
|---|---|---|
| 今期の振り返り | 目標に対する結果と、行動を確認する | 成果と根拠を整理する |
| 評価の共有 | 評価の結果とその理由を聞く | 評価の基準を理解し、確認したい点を用意する |
| 次の期への接続 | 来期の目標や期待、成長の方向を話す | 来期にやりたいことと、必要な支援を考える |
💡 自社の評価の流れを先に確認する
面談が評価確定の前か後か、二次評価や評価会議があるかどうかで、面談で話せることが変わります。人事部門の案内や評価制度の資料を、準備の最初に読み直しておきます。
期首・中間・期末、それぞれの面談
目標管理制度(MBO)を取り入れている会社では、半期の中で次のような面談が行われることが一般的です。この記事で扱うのは、主に期末の評価面談(フィードバック面談)です。
| 面談 | 時期 | 主な内容 |
|---|---|---|
| 期首面談(目標設定面談) | 期の初め | 目標管理シートの個人目標と達成基準を上司とすり合わせる |
| 中間面談 | 期の半ば | 進み具合を確認し、必要なら目標を見直す |
| 期末面談(評価面談・フィードバック面談) | 期の終わり〜評価確定前後 | 自己評価をもとに振り返り、評価とその理由を聞き、次の期につなげる |
評価が決まるまでの流れ
多くの会社では、直属の上司が一次評価をつけ、その上の上司が二次評価で確認し、さらに部署間の評価の甘さ・辛さをそろえる評価会議(調整会議)を経て評価が確定します。面談が評価確定の前に行われる場合、上司が伝える評価は「一次評価としての見立て」であり、その後の調整で変わることがあります。
確定した評価は、賞与の査定や昇給、昇格の判断に使われることが多いものの、どう反映するかは会社ごとに決められています。面談の場で処遇の話を細かく求めるより、評価の根拠と次の期の期待を確認することに時間を使う方が、結果的に次の評価につながります。
PART 2
4週間前〜3週間前:材料を集める
準備の最初の段階は、今期の仕事の材料を集めることです。この時点では文章にせず、事実を集めることに集中します。
☐ 期初の目標シートと、期中に変更した目標を手元に用意した
☐ 評価制度の資料(評価項目、評価段階の定義)を読み直した
☐ 今期の週報・日報・月報を読み返した
☐ 担当した案件、プロジェクト、主な業務を一覧にした
☐ 関係者からのお礼や評価のメール・チャットを集めた
☐ 期中のトラブルと、その対応を書き出した
☐ 期中に追加された役割や業務を書き出した
材料を集めるときは、「何をしたか」だけでなく、「その結果どうなったか」も一緒に書き出します。結果が思い出せない項目は、メールや資料を見返して確認します。
⚠️ 記憶だけに頼らない
半年や一年の仕事を記憶だけで振り返ると、最近の出来事や印象の強い出来事ばかりが思い浮かびます。期の前半の成果ほど忘れやすいので、記録を見返すことが大切です。
PART 3
3週間前〜2週間前:成果を整理し、自己評価を書く
材料が集まったら、目標ごとに成果を整理します。評価項目ごとに、結果と根拠を一対一で対応させるのがポイントです。
| 目標・評価項目 | 結果 | 根拠(事実・資料) | 自己評価 |
|---|---|---|---|
| 新規顧客の開拓 | 目標10件に対し12件 | 契約一覧、月次報告 | 達成 |
| 業務手順書の整備 | 主要業務5つのうち4つ完成 | 共有フォルダの手順書 | 概ね達成 |
| 後輩の育成 | 新人2名が単独で受注入力可能に | OJT記録、日報 | 達成 |
表の内容は書き方の例です。
この表をもとに、自己評価シートを書きます。自己評価の書き方は、結論(結果)を先に書き、行動と結果、次の期へのつなげ方を続ける形が基本です。
自分の評価段階を決めるときの考え方
- 評価段階の定義(例:「期待を大きく上回る」「期待どおり」など)を読み、根拠に照らしてどの段階に当てはまるかを考える
- 根拠がはっきりしている項目は、遠慮せずにその段階をつける
- 根拠が弱い項目は、高くつけるより、根拠を補うか、段階を一つ下げて説明を添える
PART 4
1週間前:伝えたいことを3つに絞る
評価面談の時間は限られています。成果をすべて話そうとすると、一つひとつの印象が薄くなります。面談の1週間前には、面談で必ず伝えたいことを3つに絞ります。
一番伝えたい成果
今期の成果の中で、最も影響が大きかったものを一つ選びます。結果と、自分が工夫した点を1分で話せるように整理します。
上司が知らないかもしれない成果
上司の目に触れにくかった仕事(他部署との調整、トラブルの未然防止、後輩の支援など)を一つ選びます。
来期に向けた希望
来期に挑戦したいこと、必要な支援、伸ばしたい力を一つ選びます。
✍️ 伝えたいことを1分で話す例
今期いちばん力を入れたのは、受注入力の手順書づくりです。主要な業務5つのうち4つの手順書を完成させ、新しく入った2名が手順書を見ながら単独で入力できるようになりました。
また、表に出にくい仕事として、繁忙期に営業部の在庫確認の窓口を引き受け、欠品の連絡が出荷直前になることを防ぎました。
来期は、残りの手順書を完成させたうえで、他のチームの業務の見直しにも関わりたいと考えています。
💡 話す内容をメモにして持っていく
面談で緊張すると、準備したことを忘れがちです。伝えたい3つと、聞きたい質問を一枚のメモにまとめて持っていくと、落ち着いて話せます。
PART 5
前日〜当日:面談での伝え方
面談当日は、準備した内容を、相手が受け取りやすい形で伝えることが大切です。話し方の基本は、自己評価の文章と同じく、結論から話すことです。
面談の流れと話し方
| 場面 | 話し方のポイント |
|---|---|
| 面談の始まり | 時間を取ってもらったことへのお礼を一言伝える |
| 今期の振り返り | 自己評価シートに沿って、結果を先に、次に行動と工夫を話す。数字や事実を添える |
| 上司の評価を聞く | 途中でさえぎらず最後まで聞き、要点をメモする |
| 評価の理由を確認する | 分からない点は「どの点を重視されたか」を質問する |
| 来期の話 | 挑戦したいことと、そのために必要な支援を具体的に伝える |
| 面談の終わり | 話した内容と次にやることを確認し、お礼を伝える |
成果の伝え方 — 書き換え前→後
| 書き換え前 | 書き換え後 |
|---|---|
| 今期はかなり頑張りました。 | 今期は新規契約の目標10件に対して12件を獲得しました。 |
| いろいろな改善に取り組みました。 | 受注入力の手順書を作り、新人2名が単独で入力できるようになりました。 |
| チームに貢献できたと思います。 | 繁忙期に営業部の在庫確認の窓口を引き受け、欠品の連絡が直前になる状況を防ぎました。 |
⚠️ 他の人と比べて主張しない
「〇〇さんより成果を出している」という比べ方は、上司を困らせ、話し合いを難しくします。自分の目標と結果、行動について話すことに集中します。
PART 6
評価に納得できないときの話し方
上司の評価が自分の自己評価と違うこともあります。そのときに大切なのは、感情的に反論するのではなく、どこに認識の違いがあるのかを確認することです。
最後まで聞く
まずは上司の評価と理由を最後まで聞きます。途中で反論すると、上司も説明しにくくなります。
理由を確認する
「どの点を重視して、この評価になったのか教えていただけますか」と、評価の根拠を質問します。
自分が重視した事実を伝える
上司が把握していなかった成果があれば、事実と根拠を添えて伝えます。「〇〇についてはご存じでしたか」と確認する形にすると、角が立ちにくくなります。
次に何を示せばよいかを聞く
評価が変わらない場合でも、「次の期に上の評価を得るには、何を示せばよいですか」と聞き、具体的な行動を確認します。
✍️ 納得できないときの伝え方の例
評価の理由を教えていただき、ありがとうございます。一点確認させてください。手順書の整備について、新人2名が単独で入力できるようになった点は、評価の中でどのように見ていただいたでしょうか。
次の期にさらに上の評価をいただくためには、どのような成果を示せばよいか、具体的に教えていただけますか。
💡 その場で結論を出さなくてもよい
その場で納得できなくても、無理に受け入れたり、強く反論したりする必要はありません。「一度整理して、改めてご相談させてください」と伝え、後日、資料をそろえて話す方が建設的です。
PART 7
面談で上司に聞くべき質問
評価面談は、評価を聞くだけの場ではありません。上司の期待や評価の基準を知り、次の期に活かすための質問をする機会でもあります。
今期の評価について
- 今期の私の仕事で、特に評価していただいた点はどこですか。
- 期待に届かなかった点があれば、具体的に教えていただけますか。
- 評価をつけるうえで、どの成果を重視されましたか。
来期に向けて
- 来期、私に一番期待されていることは何ですか。
- 次の段階に進むために、身につけるべき力は何だと思われますか。
- 来期の目標を立てるうえで、意識した方がよいことはありますか。
支援とキャリアについて
- 来期、挑戦してみたい仕事があるのですが、関わる機会はありそうでしょうか。
- 私の成長のために、支援していただけることはありますか。
- 今後のキャリアについて、定期的に相談させていただくことはできますか。
PART 8
面談で避けたい言動
準備をしていても、面談の場で思わず口にしてしまう言葉があります。次のような言動は、評価の話し合いを難しくするので避けます。
| 避けたい言動 | なぜ避けたいか | 代わりにすること |
|---|---|---|
| 「頑張ったので評価してほしい」と気持ちで訴える | 評価の根拠にならず、上司も説明に困る | 結果と事実を示し、どの段階に当たると考えたかを伝える |
| 他の人の評価と比べる | 上司は他の人の評価を話せず、話が進まない | 自分の目標と結果に話を戻す |
| 未達の理由を周りのせいだけにする | 自分の行動を振り返っていないように見える | 外部要因と自分の行動を分けて話し、自分で変えられる点を示す |
| 上司の説明をさえぎって反論する | 上司が評価の理由を最後まで話せない | 最後まで聞き、メモを取ってから質問する |
| 何も質問せずに終える | 来期に何を示せばよいかが分からないまま終わる | 来期の期待と、次の段階に必要な力を必ず一つ聞く |
面談は、上司と部下が対立する場ではなく、同じ事実を見ながら評価と次の期の方向をすり合わせる場です。事実をそろえて臨めば、意見が違っても、建設的な話し合いになります。
PART 9
面談後にやること
面談が終わったら、その日のうちに内容を記録します。面談で話したことは、時間がたつとすぐに忘れてしまいます。
☐ 上司から伝えられた評価と、その理由をメモした
☐ 良かった点として挙げられたことを書き出した
☐ 改善点や期待として挙げられたことを書き出した
☐ 来期の目標や、取り組むことで合意した内容を記録した
☐ 上司が引き受けてくれたこと(支援、機会の提供など)を記録した
☐ 必要があれば、面談の要点をメールで上司に共有した
面談の記録は、来期の目標設定と、次の評価面談の準備の出発点になります。来期の始めから、日々の仕事の結果を記録しておけば、次の評価面談の準備は4週間もかからなくなります。
✍️ 面談後の共有メールの例
本日は評価面談のお時間をいただき、ありがとうございました。面談でお話しした内容を、念のため共有いたします。
・来期の重点:残りの手順書の完成と、他チームの業務見直しへの参加
・意識すること:案件の遅れが見えた時点での早めの共有
内容に相違がありましたら、ご指摘いただけますと幸いです。
よくある質問
Q. 評価面談の準備はいつから始めればよいですか?
目安は4週間前です。材料集め、成果の整理と自己評価、伝えたいことの絞り込みを1週間ずつ進めると、余裕を持って準備できます。日頃から仕事の結果を記録している場合は、もっと短い期間でも準備できます。
Q. 面談でアピールしすぎると印象が悪くなりませんか?
事実と根拠に基づいて成果を伝えることは、アピールではなく評価に必要な情報提供です。印象が悪くなるのは、根拠のない主張や、他の人と比べる言い方をしたときです。結論から簡潔に伝えれば問題ありません。
Q. 評価が低かったとき、異議を申し立てるべきですか?
まずは面談で評価の理由を確認し、自分が重視した事実を伝えることから始めます。会社によっては評価に対する申し立ての手続きがあるので、必要な場合は評価制度の資料や人事部門で手続きを確認してください。
Q. オンラインでの評価面談で気をつけることはありますか?
通信環境とカメラ・マイクを事前に確認し、伝えたいことのメモを手元に用意しておきます。対面より相手の反応が分かりにくいので、要点ごとに「ここまでで何かありますか」と確認しながら進めると、すれ違いが減ります。
Q. 上司があまり話してくれず、面談がすぐに終わってしまいます。
部下側から質問を用意しておくと、話が広がりやすくなります。特に「来期に一番期待されていること」と「次の段階に進むために必要な力」の二つは、どの上司にも聞きやすい質問です。
Q. 面談で伝えられた評価が、後から変わることはありますか?
面談が評価確定の前に行われる会社では、上司が伝えるのは一次評価としての見立てで、二次評価や評価会議での調整を経て変わることがあります。面談の時点で評価が確定しているのかどうかは、上司に確認して構いません。
Q. 面談の内容を後から確認したいとき、どうすればよいですか?
面談後にその日のうちにメモを作り、必要であれば要点をメールで上司に共有しておくと、後から確認できます。合意した目標や支援の内容は、特に記録に残しておくことをおすすめします。
この記事は一般的な情報をまとめたものです。評価の様式・基準・運用は会社によって異なるため、社内の規程とあわせてご確認ください。
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