週報の書き方とテンプレート — 上司が1分で読める構成、例文、書くことがない週の書き方

💡 週報は評価の材料にもなる

毎週の週報は、期末の自己評価や評価面談で使える一番確かな記録です。結果まで書いておけば、半年後に「何をしたか」ではなく「何が変わったか」を思い出せます。

✍️ 週報テンプレート(コピーして使えます)

【今週の要約】 (一行で、今週いちばん伝えたいこと)

【今週の実績と結果】

・(案件・業務名):やったこと → 結果・現在の状態

・(案件・業務名):やったこと → 結果・現在の状態

【来週の予定】

・(案件・業務名):やること(期限)

【相談・共有事項】

・(内容):お願いしたいこと/判断してほしいこと(いつまでに)

⚠️ 相談事項を最後に埋もれさせない

相談事項は週報の中でいちばん大事な部分であることが多いのに、最後に書かれて読み飛ばされがちです。急ぎの相談がある週は、要約の一行に「相談あり」と書いておくと確実です。

✍️ KPTの記入例

Keep: 打ち合わせの前日に論点を3つ共有したことで、A社との打ち合わせが予定時間内に終わった。

Problem: 急ぎの問い合わせ対応が重なり、マニュアル作成が2日遅れた。

Try: 来週は午前中の1時間をマニュアル作成に固定し、問い合わせはその後にまとめて対応する。

☐ 予定どおりか、遅れているか、前倒しかが分かる

☐ 遅れがある場合、どの案件がどのくらい遅れているかが分かる

☐ 上司の判断や支援が必要な場合、そのことが分かる

☐ 一行で読み切れる長さになっている

💡 ルーチン業務の書き方

毎週同じ定型業務は、「定例業務(請求処理・経費確認):予定どおり完了」のように一行にまとめます。普段と違うことがあった週だけ、その内容を書き足します。

✍️ 来週の予定の例

・A社提案資料:営業部レビューを反映し、水曜までに最終版を提出

・受注入力マニュアル:例外処理の章を完成させ、金曜にチーム内で読み合わせ

・月末処理:木曜・金曜は請求処理を優先(新規依頼は水曜までに受付)

⚠️ 悪い知らせほど早く

遅れやトラブルは、週報まで待たずに発生した時点で口頭やチャットで伝えるのが基本です。週報には、すでに伝えた内容とその後の状況を記録として残します。

✍️ 例

【今週の要約】 新規商談3件のうち1件が受注、残り2件は来週見積もり提出。月間目標に対し7割まで到達。

【今週の実績と結果】 ・F社:最終提案 → 受注決定(来月から納品)/・G社・H社:初回訪問 → 要望をヒアリング、来週見積もり提出/・既存顧客定期訪問5件 → 追加発注の相談1件

【来週の予定】 ・G社・H社見積もり提出(水曜)/・F社納品スケジュールを物流部と調整(金曜)

【相談・共有事項】 ・H社は値引き要望が強く、見積もり条件の判断をお願いしたいです(火曜まで)

✍️ 例

【今週の要約】 月次締めは予定どおり完了。来週から経費精算の新ルールの社内案内を始めます。

【今週の実績と結果】 ・月次締め:各部署の資料回収 → 期限内に全部署提出、締め完了/・経費精算ルール改定:案内文を作成 → 部長承認済み

【来週の予定】 ・新ルールの社内案内を月曜に送付/・問い合わせ窓口の一覧を水曜までに更新

【相談・共有事項】 特になし

✍️ 例

【今週の要約】 検索機能の改修は実装完了・テスト中。テスト環境の不調で半日遅れ、リリースは予定どおり来週木曜。

【今週の実績と結果】 ・検索機能改修:実装完了 → テスト項目の7割消化/・障害対応1件:原因特定と暫定対応 → 恒久対応は来週

【来週の予定】 ・テスト完了(火曜)・レビュー(水曜)・リリース(木曜)/・障害の恒久対応(金曜)

【相談・共有事項】 ・テスト環境の不調が続いており、インフラ担当への改善依頼の後押しをお願いしたいです

✍️ 書くことが少ない週の例

【今週の要約】 全業務予定どおり。来週から始まる年度末処理の準備を完了しました。

【今週の実績と結果】 ・定例業務(請求・入金確認):予定どおり完了/・年度末処理:前年の手順を確認し、変更点を一覧化

【来週の予定】 ・年度末処理の開始(月曜)/・各部署への資料依頼(火曜)

💡 「特になし」を減らすには

毎日の終わりに一行だけその日の仕事を書き留めておくと、金曜日に週報を書くときに材料がそろっています。週報は金曜に一から考えるより、5日分の記録をまとめる方がずっと早く、正確です。

✍️ 計画との差を書いた例

・A社提案資料(予定:水曜提出) → 予定どおり提出、承認済み

・マニュアル例外処理の章(予定:水曜完成) → 金曜完成に遅れ。急ぎの問い合わせ対応が2日続いたため

・予定外:B社からの急な仕様確認に対応 → 回答済み

💡 遅れは理由と新しい期限をセットで

予定より遅れた項目には、遅れた理由を一言と、新しい期限を必ず添えます。理由だけ、期限だけでは、上司は次にどう動けばよいか判断できません。

☐ 要約一行だけで今週の状態が分かる

☐ 実績にすべて結果か現在の状態が書いてある

☐ 来週の予定に期限がある

☐ 相談事項に「何をしてほしいか」と「いつまでに」がある

☐ 社内でしか通じない略語や、自分しか分からないメモ書きが残っていない

Q. 週報はどのくらいの長さが適切ですか?

上司が1〜2分で読める長さが目安です。項目でいえば、実績が3〜6項目、予定が3〜5項目程度に収まると読みやすくなります。会社に様式や文字数の決まりがある場合は、そちらを優先します。

Q. 週報をメールで送るときの件名はどうすればよいですか?

「【週報】氏名 〇月〇日〜〇月〇日」のように、種類・名前・期間が分かる件名にすると、上司が後から検索しやすくなります。社内で件名の決まりがあれば、それに合わせます。

Q. 週報と日報の違いは何ですか?

日報はその日の作業と気づきを細かく記録するもの、週報は一週間の結果と次の予定、相談事項をまとめるものです。日報を書いている場合は、週報は日報の要約として作ると効率的です。

Q. 失敗やトラブルも週報に書くべきですか?

書くべきです。ただし、発生した時点で口頭やチャットで報告したうえで、週報には原因・対応・現在の状況・再発防止を記録として残します。週報で初めて知らせる形にならないようにします。

Q. 上司が週報を読んでいないように感じます。

要約一行が長い、相談事項が埋もれている、毎週同じ内容が並んでいるといった原因が考えられます。要約を短くし、相談がある週は要約に明記するだけでも、反応が変わることがあります。

Q. チームで共有する週報で、他のメンバーの仕事も書くべきですか?

自分の週報には、自分が担当した部分を書きます。他のメンバーと一緒に進めた案件は、「〇〇さんと分担し、私は△△を担当」と書くと、誰が何をしたかが明確になります。

Q. 週報は何曜日に出すのがよいですか?

社内で決まっていればそれに従います。決まりがない場合は、一週間を締めくくる金曜日の終業前に出すと、内容を忘れないうちにまとめられます。上司が週明けの朝に読んで動けるように、遅くとも月曜の朝までに届けるのが目安です。